Kopie e-mailu na asistentku: chytrá funkce pro vaše VIP kontakty

Každá sportovní nebo kulturní organizace má ve své databázi kontakty, na kterých jí opravdu záleží – významné partnery, sponzory, VIP hosty nebo čestné návštěvníky. Tito lidé jsou ale často natolik zaneprázdnění, že odpovědět na e-mail nebo vyplnit dotazník, zda přijmou pozvání na vaši akci, není jejich priorita. A právě u nich přitom na reakci záleží nejvíc.

V relatoo proto najdete funkci, která tento problém elegantně řeší – Kopie e-mailu na asistentku.

Jak to funguje v praxi

Při odesílání e-mailu můžete zaškrtnout volbu „Kopie e-mailu“. Pokud máte u VIP osoby v kontaktech spárovanou jeho osobní asistentku, systém automaticky odešle kopii zprávy i jí.

Do předmětu se navíc přidá upozornění, že jde o kopii, a také e-mailová adresa VIP osoby. To je praktické hlavně v případě, že jedna asistentka spravuje více VIP kontaktů. Vždy tak ví, ke komu konkrétně zpráva patří.

Výsledek? Asistentka může za svého šéfa dotazník vyplnit nebo zareagovat na e-mail. Odpověď se přitom vždy uloží ke správné osobě, tedy k primárnímu adresátovi, kterému byla zpráva určena.

Co vám funkce reálně přinese

• Žádná odpověď se neztratí – i u těch nejvytíženějších VIP hostů nebo partnerů.

• Snadná práce s kontakty – stačí jednou spárovat osobu s asistentkou a systém vše vyřeší.

• Přehled a pořádek – v databázi zůstává vše správně přiřazené k primárnímu adresátovi.

• Více hodnotných dat – více vyplněných dotazníků, přesnější analýzy a lepší rozhodování.

Možná to vypadá jako detail, ale v praxi jde o zásadní funkci. Díky ní máte jistotu, že i ti nejvýznamnější a nejvytíženější hosté zanechají svou zpětnou vazbu. To zvyšuje spolehlivost dat, kvalitu reportů a celkově efektivitu práce celé organizace – ať už jde o sportovní klub, festival, divadlo, kasino nebo zoo.

Tip: Pokud se k VIP osobě napáruje místo jejich asistentky nebo asistenta vy nebo váš koleha z týmu, který e-mail posílá, získáte možnosut zachytit případnou telefonickou odpověď za adresáta. Je to velmi jednoduché. 

CRM+ systém relatoo je plný funkcí, které řeší každodenní situace sportovních i kulturních organizací. Kopie e-mailu na asistentku je jednou z nich – drobnost, která zajistí, že vaše nejcennější kontakty budou mít vždy možnost reagovat.

Chcete vědět, jak relatoo pomůže právě vaší organizaci? Kontaktujte nás a rádi vám ukážeme systém v akci. 👇